Diante do cenário atual, em que precisamos evitar o contato físico, o meio corporativo teve que se adaptar a essa nova realidade, principalmente quanto ao distanciamento físico.
Uma das principais mudanças foram as reuniões, geralmente feitas com quinze ou mais pessoas e que hoje estão sendo realizadas on-line, um recurso que sempre esteve disponível, porém, devido à falta de costume ou necessidade, eram realizadas presencialmente.
As reuniões on-line têm se mostrado tão eficientes quanto as presenciais, e ainda agregam alguns benefícios como: a gravação da reunião, o compartilhamento de conteúdos, a dispensa de deslocamento, etc.
Diante disso, destacamos 7 dicas para você se preparar para uma reunião on-line:
- Antes de qualquer reunião, verifique com antecedência quais os assuntos que serão tratados e suas possíveis contribuições; não deixe para se preparar de última hora só porque a reunião não será presencial.
- Para quem está trabalhando de casa (home office), é importante vestir-se de forma adequada, como se fosse para trabalhar presencialmente; além disso, verifique se o ambiente está organizado; lembre-se: você está num ambiente de trabalho normal.
- Pontualidade é fundamental, seja em reuniões presenciais ou on-line, portanto, procure respeitar a agenda dos seus colegas e ingresse na hora marcada. Faça o login alguns minutos antes da hora indicada, a fim de permitir que eventuais falhas de conexão ou de acesso sejam reparadas a tempo e não atrasem o início da conversa. Procure também não passar do horário planejado e ser objetivo.
- Abra o site ou programa que será utilizado na reunião e teste com seus colegas a câmera e o microfone. Durante a reunião, se alguém estiver falando, desabilite seu microfone para que não haja interferência do barulho do ambiente em que você está; a câmera também pode ser desligada, caso ela não seja necessária naquele momento, para aumentar a qualidade da internet e facilitar a comunicação.
- Garanta que o local de reunião esteja silencioso a ponto de possibilitar que você escute atentamente o que dizem os participantes. Desligue ou silencie qualquer aparelho que possa fazer barulho enquanto estiver conectado.
- Deixe tudo de que possa precisar ao seu alcance, como lápis, agenda, telefone, etc. Mantenha um copo de água próximo ao computador e vá ao banheiro antes da reunião. Evite interromper o encontro por motivos irrelevantes.
A transição de um encontro presencial para reuniões on-line é difícil para muitas pessoas. Procure ser compreensivo com a sua equipe e facilitar ao máximo essa transição.
Resumindo, é possível que as reuniões on-line continuem mesmo depois da pandemia, pois esse novo tipo de encontro trouxe visivelmente vários benefícios para o meio corporativo.
Espero que essas dicas ajudem na sua próxima reunião.
Colaboração:
Helena Cristina (Colaboradora do setor de Comunicação, do CEFSA)
Graduada em Marketing
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